Guide · Arbetsrätt

Skriftlig erinran – regler och mall för arbetsgivare

Publicerad 10 juli 2026 · Cirka 8 min läsning

En anställd kommer för sent för fjärde gången på en månad. Du har tagit samtalet, fått ett ja, och sedan hände samma sak igen. Nu behöver du markera på allvar – utan att göra fel. Det är precis här den skriftliga erinran hör hemma. Rätt använd ger den medarbetaren en ärlig chans att ändra sig, och dig den dokumentation som krävs om situationen någon gång slutar i uppsägning. I den här guiden går vi igenom vad en skriftlig erinran är, vad den inte är, när du ska lämna den, vad den ska innehålla och de vanligaste felen.

Vad är en skriftlig erinran?

En skriftlig erinran är ett medvetandegörande. Den talar om för medarbetaren att ett visst beteende bryter mot anställningsavtalets förpliktelser, att du som arbetsgivare inte accepterar det, och att anställningen kan påverkas om det upprepas. I vardagsspråk kallas den ofta LAS-varning – just för att den hänger ihop med reglerna om uppsägning i LAS, inte med bestraffning.

Erinran fyller två syften samtidigt. Det första är mänskligt: många medarbetare förstår faktiskt inte hur allvarligt arbetsgivaren ser på saken förrän det står på papper. Det andra är rättsligt: erinran är ditt bevis på att medarbetaren blivit uppmärksammad på problemet och fått en verklig möjlighet till bättring.

Erinran eller varning? Skillnaden spelar roll

Här går många arbetsgivare fel redan i rubriken på dokumentet. En erinran är inte en disciplinär bestraffning – den är en påminnelse och en upplysning. En disciplinär varning är däremot en påföljd, och enligt 62 § MBL får en sådan påföljd inte åläggas en arbetstagare utan stöd i författning eller kollektivavtal. Flera kollektivavtal reglerar disciplinära varningar särskilt, och kan kräva att du förhandlar med facket innan en sådan delas ut.

Kallar du din erinran för "varning" på ett avtalsområde där ordet betyder disciplinpåföljd riskerar du alltså att ha utdelat en bestraffning utan stöd – och utan förhandling. Använd ordet erinran, och skriv gärna uttryckligen i dokumentet att det inte är en disciplinär åtgärd utan ett klargörande av anställningsavtalets förpliktelser. Har ni kollektivavtal: kontrollera vad det säger innan du väljer rubrik.

Därför är erinran central för sakliga skäl

Sedan LAS-reformen 2022 krävs sakliga skäl för uppsägning enligt 7 § LAS – det som tidigare hette saklig grund, en term många fortfarande söker på. Vid misskötsamhet handlar bedömningen inte främst om hur allvarlig en enskild händelse var, utan om medarbetaren insett att beteendet inte accepteras och att anställningen var i fara – och trots det inte bättrat sig. Enligt AD:s praxis om uppsägning vid misskötsamhet väger det tungt om arbetsgivaren tydligt uppmärksammat arbetstagaren på problemet och gett en reell chans till förändring.

Utan en dokumenterad erinran står ord mot ord: "det där har ingen sagt till mig om". Med en daterad, konkret och kvitterad erinran kan du visa exakt vad som kommunicerades och när. Hur hela bedömningen av sakliga skäl går till kan du läsa mer om i vår guide om sakliga skäl enligt LAS, och hela processen från misskötsamhet till avslut i guiden om uppsägning av personliga skäl.

När ska du lämna en skriftlig erinran?

I nära anslutning till händelsen – det är huvudregeln. En erinran som kommer tre månader efter den sena ankomsten har tappat både sin pedagogiska och sin bevismässiga kraft, och lång tystnad kan uppfattas som att du accepterat beteendet.

Vanliga situationer där en erinran är rätt verktyg:

• Upprepade sena ankomster eller olovlig frånvaro
• Arbetsvägran eller att medarbetaren struntar i instruktioner
• Brott mot interna regler och policyer, till exempel säkerhetsföreskrifter
• Olämpligt uppträdande mot kollegor eller kunder
• Bristande arbetsprestation som inte förbättrats efter samtal

För en enstaka bagatell räcker oftast ett vanligt samtal – gå inte direkt på papper för att någon glömde diska sin kaffekopp. Men när samtalen inte biter, eller när händelsen i sig är allvarlig, är det dags att dokumentera skriftligt.

Det här ska en skriftlig erinran innehålla

En bra mall för skriftlig erinran har fem fasta delar. Skriv konkret och sakligt – dokumentet ska kunna läsas av en utomstående om två år och fortfarande vara begripligt.

• Händelserna, med datum. Beskriv vad som hänt, när och var – "den 12 maj, den 26 maj och den 3 juni kom du 30–45 minuter för sent utan att meddela detta" – inte "du har dålig punktlighet".
• Vilken förpliktelse som åsidosatts. Koppla händelserna till anställningsavtalet: arbetstider, arbetsskyldighet, en namngiven policy eller ordningsregel.
• Vilken förändring du förväntar dig. Formulera det önskade beteendet tydligt och ange från när det gäller.
• Konsekvensen vid upprepning. Skriv att fortsatt misskötsamhet kan påverka anställningen, ytterst genom uppsägning. Det är den meningen som gör erinran till en LAS-varning.
• Datum, underskrift och mottagningsbekräftelse. Din underskrift och plats för medarbetaren att bekräfta att dokumentet tagits emot – inte att hen håller med.

I Kollego finns en färdig mall för skriftlig erinran som följer den här strukturen, tillsammans med de andra dokumentmallar och funktioner du behöver i personalarbetet. Du beskriver situationen – mallen hjälper dig att få med rätt delar med rätt ton.

Samtalet runt erinran – tonen avgör

Överlämna erinran personligen i ett enskilt möte, inte i ett mejl en fredagskväll. Gå igenom innehållet lugnt: det här har hänt, det här förväntar vi oss, det här händer om det upprepas. Syftet är bättring, inte förnedring – en erinran som levereras respektfullt tas oftare på allvar och skadar relationen mindre.

Lyssna också. Ibland kommer det fram omständigheter som förändrar bilden – sjukdom, problem hemma, otydliga instruktioner från en chef. Det kan påverka både vad erinran ska omfatta och vilket stöd medarbetaren behöver. Och vill medarbetaren ta med en facklig företrädare eller annan stödperson till mötet är det klokt att säga ja.

Efter erinran: följ upp och dokumentera

En erinran utan uppföljning är en halv åtgärd. Boka in ett uppföljningssamtal, till exempel efter fyra till sex veckor, och notera vad du ser. Har beteendet förbättrats, säg det – erkännande förstärker förändringen. Fortsätter misskötsamheten, dokumentera de nya händelserna med datum på samma konkreta sätt.

Spara erinran och dina anteckningar samlat och säkert. Om läget inte förbättras är nästa steg antingen en ny erinran eller att på allvar pröva frågan om uppsägning av personliga skäl – och då är det just den här dokumentationen som avgör om du står på fast mark. Fler guider om stegen däremellan hittar du i vårt artikelbibliotek.

Vanliga fel – och hur du undviker dem

Samma misstag återkommer hos många arbetsgivare:

• Fel rubrik. Dokumentet kallas "varning" fast kollektivavtalet ger ordet en disciplinär innebörd. Skriv "erinran" och markera att det inte är en bestraffning.
• För sent. Erinran kommer månader efter händelsen, eller först när beslutet om uppsägning i praktiken redan är fattat. Då har medarbetaren aldrig fått en verklig chans till bättring.
• För vagt. "Du har dålig attityd" går inte att vare sig rätta till eller bevisa. Datum, händelser, förpliktelse.
• Ingen mottagningsbekräftelse. Utan kvittens kan medarbetaren senare hävda att erinran aldrig lämnats.
• Erinringar på hög utan uppföljning. Fem likadana erinringar utan samtal, stöd eller konsekvens visar snarare att du tolererat beteendet än att medarbetaren fått hjälp att ändra det.
• Tomma hot. Skriv inte att "nästa gång blir det avsked" om det saknar täckning – överdrifter försvagar dokumentet den dag det granskas.

Vanliga frågor om skriftlig erinran

Är en skriftlig erinran samma sak som en varning?

Nej. En skriftlig erinran är ett medvetandegörande: en påminnelse om anställningsavtalets förpliktelser och en upplysning om att anställningen kan påverkas vid upprepning. En disciplinär varning är däremot en bestraffning, och sådana påföljder kräver enligt 62 § MBL stöd i författning eller kollektivavtal. Kalla därför dokumentet erinran, särskilt om ert kollektivavtal ger ordet varning en annan innebörd.

Hur många varningar krävs innan uppsägning?

Det finns ingen regel i lagen om tre varningar – lagen anger ingen fast siffra alls. Det avgörande enligt AD:s praxis är att arbetstagaren genom en tydlig erinran gjorts medveten om att beteendet inte accepteras, förstått att anställningen kan påverkas vid upprepning och fått en verklig chans att bättra sig. Ofta räcker en tydlig erinran med uppföljning, men bedömningen görs alltid utifrån misskötsamhetens art och omständigheterna i det enskilda fallet.

Måste arbetstagaren skriva under erinran?

Nej. Underskriften är bara en bekräftelse på att dokumentet har tagits emot, inte ett medgivande. Om arbetstagaren vägrar skriva under kan du notera på dokumentet när och hur det överlämnades, gärna med en kollega som vittne, eller skicka det på ett sätt som går att styrka i efterhand.

Hur länge gäller en skriftlig erinran?

Det finns ingen lagstadgad giltighetstid. En erinran tappar i betydelse med tiden: misskötsamhet som ligger flera år tillbaka och har följts av skötsamhet väger lätt. Vid ny misskötsamhet av samma slag inom rimlig tid är en tidigare, dokumenterad erinran däremot ett viktigt underlag.

Den här artikeln är allmän information för arbetsgivare, inte juridisk rådgivning. Reglerna kan påverkas av kollektivavtal och omständigheterna i det enskilda fallet. Har du frågor om innehållet? Mejla info@kollego.se.